의대케이터링

서울대 의과대학 행정실 담당자로부터 처음 연락을 받았을 때, 요청 사항은 의외로 단순했습니다. "교수님들과 학생들이 함께 참석하는 자리인데, 격식은 있어야 하지만 너무 무겁지는 않았으면 한다"는 것이었습니다. 학교 행사이면서도 의료계 인사들이 모이는 자리라, 일반 대학 행사와도 다르고 기업 행사와도 다른 톤이 필요했습니다.

저희가 먼저 확인한 것은 참석자 구성이었습니다. 교수진과 학생, 때로는 외부 연자까지 섞이는 자리라면, 자리마다 어울리는 격을 다르게 가져가야 합니다. 서울대 의과대학 행사에서는 교수진 좌석에는 조금 더 격식을 갖춘 구성을, 학생 참석자석에는 부담 없이 즐길 수 있는 구성을 함께 준비해, 한 공간 안에서도 자연스럽게 어우러지도록 설계했습니다.

"의대 행사는 교수님과 학생이 한 공간에 있는 경우가 많아서, 같은 케이터링이라도 좌석마다 톤을 살짝 다르게 가져갑니다. 그게 자연스럽게 느껴지도록 하는 게 핵심이에요."

한양대 의과대학 진로박람회는 조금 다른 성격의 자리였습니다. 재학생들이 여러 부스를 돌아다니며 선배 의료인들과 이야기를 나누는 행사라, 참석자들이 계속 이동하는 것이 특징이었습니다. 자리에 앉아 먹는 도시락보다는 이동하면서도 손에 들고 먹을 수 있는 핑거푸드와 다과가 훨씬 어울렸고, 부스마다 짧게 들르는 흐름에 맞춰 여러 지점에 소량씩 다과를 분산 배치했습니다. 한 곳에 크게 차리기보다, 동선을 따라 여러 곳에 나눠 놓는 방식이 진로박람회라는 행사 성격과 맞아떨어졌습니다.

의대 행사를 준비하며 자주 확인하는 부분은 일정의 밀도입니다. 강의, 실습, 학술 세션이 촘촘하게 이어지는 경우가 많아, 식사 시간이 짧게 잡히는 경우가 흔합니다. 그래서 세션 시간표를 먼저 받아 오찬이나 다과 시간이 몇 분인지 확인하고, 그 시간 안에 소음 없이 편하게 먹을 수 있는 구성으로 조정합니다.

공간도 의대 캠퍼스 특유의 조건이 있습니다. 강의동과 실습실이 떨어져 있거나, 외부인 출입이 제한된 구역이 있는 경우도 많아, 사전에 캠퍼스 지도를 받아 반입 경로와 세팅 가능 구역을 확인합니다. 특히 실험 기자재가 있는 공간 근처라면 음식 냄새나 위생 관리에 더 신경을 씁니다.

참석자 규모의 편차도 큰 편입니다. 소수의 교수진 회의부터 전체 재학생이 참여하는 대형 행사까지 폭이 넓어, 매번 규모에 맞춰 인력과 구성을 새로 설계합니다. 정기적으로 진행되는 학과 행사라면 이전 기록을 참고해 인원 변화를 반영하기도 합니다.

의대케이터링을 몇 차례 진행하며 느낀 것은, 결국 이 자리들이 '가르치고 배우는 관계'와 '함께 일할 동료가 되는 관계'가 겹치는 지점이라는 점입니다. 그래서 너무 격식만 차리기보다, 교수와 학생이 자연스럽게 대화를 나눌 수 있는 여지를 남겨두는 구성을 추천해 드립니다.

학사 일정도 의대 행사를 준비할 때 빼놓지 않고 확인하는 부분입니다. 시험 기간이나 실습 평가 시기와 겹치면 참석률이 크게 달라질 수 있어, 담당 부서에 대략적인 학사 일정을 여쭤보고 그에 맞춰 예상 인원을 조정합니다. 정기적으로 열리는 학과 행사라면 지난 학기 참석률을 참고해 수량을 가늠하기도 합니다.

외부 연자나 손님이 참석하는 학술 행사도 의대에서는 자주 열립니다. 이런 경우에는 발표자·내빈석과 일반 참석자석을 구분해 등급을 다르게 준비하고, 초청 연자가 있는 자리라면 도착 시간에 맞춰 별도로 다과를 준비해 드리기도 합니다. 외부 손님을 맞이하는 자리인 만큼 첫인상에 신경 쓰는 담당자분들이 많아, 웰컴 다과나 명패 배치 같은 세부 사항까지 함께 챙깁니다.

여러 건물에 흩어진 캠퍼스 구조도 의대 행사에서 자주 마주치는 조건입니다. 강의동, 실습동, 부속병원이 떨어져 있는 경우가 많아, 행사장이 어느 건물인지에 따라 배송 경로와 소요 시간이 크게 달라집니다. 특히 부속병원 인근이라면 병원 특유의 반입 절차가 함께 적용되는 경우도 있어, 사전에 캠퍼스 전체 구조를 파악해 두는 것이 도움이 됩니다.

동문회나 개원기념일처럼 정기적으로 열리는 의대 행사도 많습니다. 이런 자리는 오랜 인연이 모이는 만큼 정갈하고 따뜻한 분위기가 어울리며, 매년 반복되는 행사라면 이전 진행 기록을 참고해 조금씩 구성을 다듬어 드리기도 합니다. 담당 부서가 매번 바뀌더라도 저희 쪽에서 이전 기록을 확인하고 먼저 제안해 드릴 수 있습니다.

해외 연자나 교환학생이 참석하는 국제 교류 행사도 의대에서는 종종 열립니다. 이런 자리는 다양한 식문화를 고려해 메뉴 구성을 조정하고, 특정 재료를 먹지 않는 문화권 참석자가 있다면 사전에 확인해 대체 메뉴를 준비합니다. 언어가 다른 참석자를 위해 메뉴 안내에 간단한 설명을 함께 붙여드리기도 합니다.

기숙사나 생활관이 있는 캠퍼스라면 야간 행사에 대한 대응도 다릅니다. 늦은 시각까지 이어지는 학회나 워크숍이라면 야간 배송이 가능한지, 기숙사 반입 규정은 어떤지 미리 확인합니다. 학생들이 실습이나 당직으로 늦게까지 남아있는 경우, 시간대를 나누어 순차적으로 배송하기도 합니다.

실습복이나 위생 장갑을 착용한 채 식사해야 하는 경우도 의대 행사에서는 종종 있습니다. 해부 실습이나 임상 실습 직후처럼 손을 씻고 바로 식사해야 하는 일정이라면, 소음이 적고 손질 없이 바로 먹을 수 있는 메뉴로 구성을 조정합니다. 실습실 근처는 위생 기준이 특히 엄격해, 반입 전 소독이나 포장 상태를 다시 한 번 점검합니다.

졸업식이나 백일장, 학술제처럼 학생 중심 행사도 의대 캠퍼스에서 자주 열립니다. 이런 자리는 가족이나 지도교수가 함께 참석하는 경우가 많아, 학생 본인뿐 아니라 동반 손님까지 고려한 넉넉한 구성이 필요합니다. 사진 촬영이 많은 행사인 만큼 플레이팅이 깔끔하게 보이도록 신경 쓰고, 촬영이 몰리는 시간대에는 잠시 세팅 정리를 멈추는 배려도 함께 챙깁니다.

학회 소속 여러 단체가 공동으로 참여하는 행사도 있습니다. 의국, 동문회, 산학협력단처럼 여러 주체가 함께 준비하는 경우, 요청 사항이 여러 창구에서 조금씩 다르게 전달될 수 있어 최종 컨펌을 한 곳으로 모으는 과정을 먼저 거칩니다. 이렇게 정리해 두면 현장에서 구성이 갑자기 바뀌는 혼선을 줄일 수 있습니다.