임원회의는 보통 정해진 시간 안에 여러 안건을 모두 다뤄야 하기 때문에, 식사 준비 과정 자체가 회의 참석자의 눈에 띄지 않는 것이 좋습니다. 식사가 회의 흐름을 끊지 않는 것이 가장 중요합니다. 도시락은 회의 테이블 위에서 소음 없이 열고 닫을 수 있는 용기로 준비하고, 플레이팅은 참석자의 직급이나 자리의 성격에 맞춰 격식을 조절합니다. 실무진 중심의 회의라면 세미나 도시락 수준으로도 충분하지만, 외부 임원이나 귀빈이 참석하는 자리라면 고급 도시락 이상으로 구성하는 것을 권장합니다.
대한의사회 정기총회처럼 참석자 대부분이 바쁜 일정을 쪼개 참석하는 자리에서는, 개회 전 짧은 리셉션과 폐회 후 다과 시간을 나누어 두 번 세팅하기도 합니다. 회의 중간에는 조용히 식사할 수 있는 도시락으로, 앞뒤 여유 시간에는 가벼운 다과로 톤을 바꾸는 방식입니다. 이런 이원화 구성은 회의 성격과 시간 배분을 먼저 파악해야 정확하게 설계할 수 있습니다.
임원회의도시락을 준비할 때 자주 놓치는 부분은 인원 구성입니다. 임원진과 실무진이 함께 참석하는 회의라면, 좌석마다 같은 구성을 드릴지 임원석만 별도로 구분할지 미리 정해야 현장에서 혼선이 없습니다. 외부 인사가 참석하는 대외 미팅이라면 회사 로고가 들어간 포장이나 명패와 함께 세팅하는 것도 가능하며, 이런 세부 사항은 상담 단계에서 미리 조율해 드립니다. 회의 시간이 예정보다 길어질 가능성이 있는 경우에는, 상하지 않고 오래 두어도 무리 없는 메뉴로 구성해 드립니다.
회의실이 건물 내 여러 층에 나뉘어 있거나, 같은 시간에 다른 회의실에서 별도 회의가 함께 진행되는 경우에도 각 회의실 인원과 시작 시간에 맞춰 개별로 배송·세팅해 드립니다. 회의 시작 직전에 부산스럽게 세팅하는 일이 없도록, 통상 회의 시작 10~15분 전에 도착해 조용히 준비를 마치는 것을 원칙으로 하고 있습니다.
회의가 예정보다 일찍 끝나거나 늦게 시작되는 경우도 종종 있습니다. 이런 변수에 대비해 세팅 인력이 회의 종료 시각까지 대기하며 정리 시점을 조율하고, 필요하다면 다과나 음료를 추가로 준비해 대응합니다. 대외 접대 자리처럼 상대 회사의 의전 담당자가 별도로 있는 경우에는, 그쪽 담당자와 세팅 방식을 먼저 조율한 뒤 진행하는 것이 매끄럽습니다.
포장 방식도 신경 쓰는 부분입니다. 개별 포장이 자리마다 놓이면 정돈된 느낌을 주지만 회의실 테이블이 좁은 경우에는 오히려 번잡해 보일 수 있어, 공용 트레이에 담아 필요한 만큼 덜어 드시도록 구성하기도 합니다. 회의 참석 인원이 확정되지 않은 상태라도 예상 범위를 알려주시면, 여유분을 포함해 준비해 드립니다.
도시락 외에 음료 구성도 자리마다 다르게 준비합니다. 실무 회의라면 커피와 생수 정도로 간결하게, 대외 접대 자리라면 차 종류를 다양하게 준비해 참석자가 선택할 수 있도록 하는 편입니다. 알레르기나 카페인 제한이 있는 참석자가 있다면 별도로 대체 음료를 준비해 드리니, 상담 시 미리 알려주시면 됩니다. 회의 후 남는 음식은 포장해 드릴지 여부도 함께 확인해 진행합니다.
