동문회케이터링을 여러 차례 준비하며 느낀 것은, 이 자리가 다른 어떤 행사보다도 '사람'에 대한 이해가 먼저 필요하다는 점입니다. 메뉴보다 참석자들의 관계와 분위기를 먼저 파악해야 자리에 어울리는 구성이 나옵니다.
동문회 장소로 모교나 학과 건물을 다시 찾는 경우도 있습니다. 졸업 후 오랜만에 돌아온 캠퍼스라는 상징성이 있는 만큼, 케이터링도 그 정서를 해치지 않도록 소박하면서도 정성이 느껴지는 구성으로 준비합니다. 캠퍼스는 반입 절차가 있는 경우가 많아 사전에 출입 방법을 확인하는 것도 잊지 않습니다.
동문회는 참석자의 나이 폭이 특히 넓은 자리입니다. 갓 졸업한 후배부터 수십 년 선배까지 한자리에 모이다 보니, 메뉴 취향도 세대별로 크게 갈리고 대화 방식도 다릅니다. 젊은 세대에 맞춰 트렌디한 메뉴로만 구성하면 선배 세대가 낯설어하고, 반대로 전통적인 구성만 고집하면 후배들이 심심해합니다. 이 간극을 메우지 못하면 아무리 좋은 재료를 써도 자리가 겉돌게 됩니다.
또 하나의 문제는 대화 중심의 자리라는 점입니다. 동문회는 식사 자체보다 오랜만에 만난 사람들끼리 이야기를 나누는 것이 목적이기 때문에, 음식이 대화를 방해해서는 안 됩니다. 손이 많이 가는 메뉴나 자리에 앉아 정식으로 먹어야 하는 코스 요리는 대화 흐름을 끊기 쉽습니다.
이 두 가지 문제를 해결하는 방법은 메뉴를 가볍게, 형식을 자유롭게 가져가는 것입니다. 세대와 무관하게 무난한 다과와 핑거푸드를 중심으로 구성하되, 가짓수를 다양하게 준비해 각자 취향에 맞는 것을 골라 먹을 수 있도록 합니다. 자리도 고정된 좌석보다는 자유롭게 이동하며 대화할 수 있는 스탠딩 형태나 넉넉한 원형 테이블 배치를 권합니다.
"동문회는 음식보다 먼저 대화가 끊기지 않는 게 중요해요. 그래서 서빙도 되도록 조용히, 대화가 끊기는 타이밍을 봐가며 움직입니다."
실제로 윤보선가 켈로그경영대학원 동문회에서는 오랜 인연이 모이는 자리인 만큼 따뜻하면서도 정갈한 다과와 핑거푸드 구성으로 준비해, 대화가 이어지는 내내 테이블이 자연스럽게 채워지도록 진행했습니다. 세대 구분 없이 무난하게 즐길 수 있는 메뉴를 중심으로 하되, 플레이팅에는 격식을 더해 오랜 동문회라는 자리의 무게감을 살렸습니다.
결과적으로 참석자들은 메뉴를 고르는 데 시간을 쓰지 않고 대화에 집중할 수 있었고, 세팅 인력은 대화가 잠시 끊기는 순간을 봐가며 조용히 그릇을 채워 넣어 자리의 흐름을 방해하지 않았습니다. 축사나 건배사가 있는 경우에는 그 시간에 맞춰 서빙을 잠시 멈추는 것도 함께 챙긴 부분이었습니다.
동문회는 매년 또는 격년으로 반복되는 경우가 많아, 한 번 진행한 구성과 반응을 기록해 두면 다음 자리 준비가 훨씬 수월해집니다. 담당 간사님이 매번 새로 설명하지 않아도 되도록, 이전 기록을 참고해 다음 구성을 먼저 제안해 드리기도 합니다. 참석 인원과 장소, 대략적인 예산만 알려주시면 세대를 아우르는 메뉴 구성부터 자리 배치까지 함께 설계해 드립니다.
장소도 동문회마다 제각각입니다. 호텔이나 연회장을 빌리는 경우도 있지만, 모교 캠퍼스나 강당, 회원 소유의 사업장에서 소박하게 진행하는 경우도 많습니다. 어느 장소든 그 공간의 특성에 맞춰 세팅 방식을 조정하며, 특히 캠퍼스처럼 외부 업체 반입 절차가 있는 곳이라면 사전에 출입 방법과 반입 가능 시간을 확인해 세팅 인력의 도착 일정을 그에 맞춥니다.
동문회에는 후배들이 선배들에게 인사를 드리는 시간, 공로패나 감사패를 전달하는 순서가 포함되는 경우도 흔합니다. 이런 순서가 있다면 그 시간에는 서빙을 잠시 멈추고, 순서가 끝난 직후 자연스럽게 다시 테이블을 채워 넣습니다. 진행 순서표를 미리 받을 수 있다면 이런 타이밍까지 반영해 세팅 계획을 세웁니다.
참석 규모가 큰 동문회는 좌석 배치도 고민이 됩니다. 기수별로 테이블을 나눌지, 자유롭게 섞여 앉을지에 따라 케이터링 배치 방식도 달라집니다. 기수별 테이블이라면 각 테이블에 균등하게 음식을 세팅하고, 자유석이라면 스탠딩 형태로 여러 지점에 음식을 분산 배치해 어느 자리에서든 쉽게 접근할 수 있도록 합니다.
회비로 운영되는 동문회는 예산이 정해져 있는 경우가 많아, 그 범위 안에서 최대한 알차게 구성하는 것이 관건입니다. 화려한 메뉴 하나보다 다양한 다과를 고르게 준비하는 편이 여러 세대가 만족할 확률이 높다는 것이 저희가 그동안 확인한 경향입니다. 예산과 인원을 알려주시면 그 안에서 가짓수와 양을 어떻게 배분할지 구체적으로 제안해 드립니다.
오랜만에 만나는 동문들 사이에는 명찰이나 좌석표가 없으면 서로를 알아보기 어려운 경우도 많습니다. 이런 부분은 케이터링 영역은 아니지만, 저희가 여러 동문회를 진행하며 함께 챙기게 된 팁이라 필요하시면 명찰이나 좌석 안내 소품 배치 위치까지 함께 상의해 드립니다. 케이터링 테이블 근처에 안내 데스크를 함께 배치하면 자연스럽게 동선이 연결됩니다.
동문 대표나 회장단이 미리 회의를 갖고 행사 방향을 정하는 경우도 있어, 그 결정 과정에 맞춰 저희도 몇 차례 안을 조정해 드리기도 합니다. 첫 제안이 곧바로 확정되지 않아도 괜찮으니, 회의에서 나온 의견을 편하게 전달해 주시면 됩니다.
동문회는 술이 함께하는 자리인 경우도 많아, 안주 성격의 메뉴를 별도로 준비하기도 합니다. 다과와 핑거푸드 위주의 기본 구성에 짭짤한 안주류를 더하면 술자리 분위기와도 자연스럽게 어울립니다. 다만 술을 드시지 않는 참석자도 함께 있다는 점을 고려해, 안주류에 치우치지 않고 전체적인 균형을 맞추는 것이 중요합니다.
지방에서 올라오는 동문이 있는 경우 시작 시간이 늦어지거나, 반대로 일찍 자리를 떠야 하는 동문이 있어 종료 시간이 유동적일 수 있습니다. 이런 사정을 미리 알려주시면 세팅 인력이 정해진 시간표보다 여유 있게 대응하며, 필요하다면 대기 시간을 조금 늘려서라도 자리가 자연스럽게 마무리될 때까지 정리 시점을 조율해 드립니다.
동문회는 사진 촬영을 중요하게 여기는 자리이기도 합니다. 단체 사진을 찍는 시간에는 케이터링 테이블이 배경에 함께 담길 수 있어, 그 시점에 맞춰 테이블을 정돈하고 흐트러진 부분을 미리 정리해 둡니다. 촬영 위치와 시간을 미리 알려주시면 사진에 자연스럽게 어울리는 배경이 되도록 신경 써 드립니다.
동문회 간사님들은 대부분 본업을 따로 두고 행사 준비를 병행하시는 경우가 많아, 케이터링 준비에 많은 시간을 쓰기 어렵다는 것을 잘 알고 있습니다. 그래서 처음 문의를 주시면 날짜, 인원, 예산 정도의 기본 정보만 여쭤보고, 나머지 세부 구성은 저희 쪽에서 먼저 안을 짜서 제안해 드리는 방식으로 진행합니다. 간사님이 검토하고 조정할 부분만 확인해 주시면 준비 부담을 크게 줄일 수 있습니다.
